• Frank Custers

Krijg grip op de ontwikkeling van je sales funnel

Ik gooi maar meteen de knuppel in het hoenderhok; een grafische weergave van de sales funnel is als op zichzelf staand managementtool waardeloos. Je hebt nul inzicht in de ontwikkeling van de verschillende leads over tijd en hoeveel deals je uiteindelijk afsluit. Toch zie ik deze grafiek vaak zonder verdere toelichting worden gepresenteerd. In deze blog laat ik zien hoe je met een paar eenvoudige aanvullingen een goed beeld kan creëren van de ontwikkeling van je sales funnel en hoe je zo controle krijgt over het salesproces van je organisatie.



In de meeste bedrijven is een formeel verkoopproces ingericht met enkele duidelijk gespecificeerde mijlpalen, de zogenaamde sales pipeline. Uit onderzoek door Harvard Business Review blijkt dat het effectief beheren van deze pipeline een grote invloed heeft op de omzetgroei. Dit pleit er dus voor om vandaag nog te starten met actief (en effectief) beheer van je sales pipeline!


Start vandaag nog met actief en effectief beheer van je sales pipeline!

Een van de meestgebruikte tools voor dit beheer is de sales funnel. Een sales funnel vertegenwoordigt rekenkundig de hoeveelheid en conversiepercentages van de leads door de verschillende stappen van je pipeline. Het wordt vaak grafische weergegeven in de vorm van een trechter, daarom de naam funnel: breed bovenaan wanneer prospects binnenkomen en vervolgens steeds smaller als ze worden gediskwalificeerd of besluiten niet te kopen.

Echter, ik heb altijd grote moeite om deze weergave op zichzelf te begrijpen en er zinnige conclusies uit te trekken. Ik heb vaak discussies gehad met sales en marketing tijdens maandmeetings over waar we precies naar zaten te kijken. En in de volgende maandmeeting kreeg ik dan weer een vergelijkbare rapportage te zien, zonder ook maar een aanwijzing wat er vergeleken met de vorige periode was veranderd. Voor hetzelfde geld zat ik naar een kopie te kijken van de maand ervoor...


De belangrijkste vragen die ik heb als het over de sales funnel gaat, zijn:


  • wat is het tempo waarmee de leads door de funnel bewegen

  • zitten er 'dode' leads in de funnel of is er een opschoning geweest

  • wat is de conversie over de afgelopen periode geweest en is deze in lijn met bijvoorbeeld de historische conversie of met de target die we gesteld hebben

  • hoeveel deals zijn er daadwerkelijk gesloten


Het gaat hierbij dus allemaal om het verkrijgen van inzicht in de ontwikkeling van de sales funnel van de ene periode naar de volgende en niet om die enkele momentopname.


In het vervolg van deze blog wil ik je graag laten zien hoe je met een paar aanvullingen wel een goed beeld kunt krijgen van de ontwikkelingen in de sales funnel en je in control kunt raken over het salesproces van je onderneming.

Een sales funnel vertegenwoordigt dus de reeks stappen die een lead doorloopt, naarmate hij van een nieuwe suspect naar een klant evolueert. Nadat een stap uit het verkoopproces is voltooid, wordt de lead naar de volgende funnelfase gebracht, wat ook de exitfase kan zijn.


De structuur van een sales funnel verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar enkele veel voorkomende fasen zijn:


  • Suspect - de sales rep probeert door het stellen van vragen te bepalen of de suspect de behoefte, het budget en de bevoegdheid heeft om in de nabije toekomst te kopen

  • Prospect - de sales rep en de prospect bespreken in een of meerdere meetings de oplossing die het beste bij de behoeften van de prospect aansluit

  • Offerte - de sales rep stuurt de prospect een offerte waarin staat wat er wordt geleverd, tegen welke prijs en voor hoe lang.

  • Klant - de definitieve onderhandelingen worden gevoerd en contracten worden ondertekend; de prospect is officieel klant

  • Exit - natuurlijk leidt niet iedere lead tot een succesvolle deal; na iedere fase is het mogelijk dat de lead het salesproces verlaat


Door inzicht te krijgen in je sales funnel, kun je bepalen hoeveel leads je elke maand moet krijgen en welke inspanning je moet verrichten om je sales target te halen. In onderstaande Power BI visualisatie zie je grafische weergave van een sales funnel, die ik met een fictieve dataset heb gemaakt.



En als we dan een maand later naar de nieuwe funnel kijken, zie je zelf dat het onmogelijk is om met deze weergave van de sales funnel antwoord te geven op de vragen zoals ik die hierboven stelde.


Die antwoorden gaan alleen komen als je de ontwikkeling van je sales funnel maand op maand kunt volgen. En dat is dus het grote probleem wat ik ervaar als ik naar de standaard manier van sales funnel weergave kijk; je kunt niet volgen hoe leads door de funnel bewegen.


In comes.... the Sankey diagram!


Met deze visual worden bepaalde stromen of flows (van bijvoorbeeld goederen, geld of energie) weergegeven door banen waarvan de breedte evenredig is met de omvang van de stroom. Het diagram kan bovendien de volgtijdelijkheid van gebeurtenissen laten zien.


In ons geval willen we dus de ontwikkeling over tijd van leads door de verschillende fasen van de sales funnel laten zien. In onderstaande afbeelding heb ik dit gedaan voor de sales funnels van oktober en november 2019.

Het Sankey diagram geeft je inzicht in het verloop van je sales funnel, van wat er met de leads is gebeurd van de ene periode op de andere.


Het Sankey diagram geeft je inzicht in het verloop van je sales funnel

Voor extra visuele ondersteuning heb ik de 'positieve' stromen groen gemaakt, de 'negatieve' rood en de 'neutrale' grijs. Groen of positief betekent dat leads naar een volgende stap in de funnel zijn gegaan; het uiteindelijk doel van het salesproces. Rood of negatief betekent een exit van de leads. En grijs of neutraal betekent dat de leads in deze periode in de funnelfase zijn blijven hangen.


Als met je muis over het diagram heen beweegt, komt de onderliggende data tevoorschijn. Zo kun je bijvoorbeeld zien dat van de € 105k die in oktober in de 'prospect'-fase zat er:


  • € 30k in de 'prospect'-fase is blijven hangen

  • € 45k naar de 'offerte'-fase is doorgeschoven, deze prospects hebben dus een offerte gekregen

  • € 5k naar de 'klant'-fase is doorgeschoven, deze prospects hebben dus binnen een maand zowel een offerte gekregen als besloten om klant te worden

  • € 25k naar de 'exit'-fase is doorgeschoven, deze prospects hebben besloten geen klant te worden


In de volgende afbeelding heb ik nog twee extra maanden toegevoegd.

De Sankey diagram in Power BI is nog wat beperkt in het kunnen aanpassen van bijvoorbeeld de kleuren van de blokjes of de volgorde van de flows, waardoor het er wat rommelig kan uitzien. Ook is het nog niet mogelijk om er cijfers in te zetten, die komen nu alleen tevoorschijn als je er met de muis over heen gaat. Ik verwacht dat deze onvolkomenheden in een volgende release zijn opgelost.


Ondanks deze beperkingen denk ik dat dit een krachtige visual is die het verloop van de sales funnel op inzichtelijke manier in beeld brengt.


Een vervolgstap zou nog kunnen zijn om zicht te krijgen op de leads die te lang in een bepaalde fase blijven hangen. Bijvoorbeeld door leads die een maand blijven hangen te splitsen van leads die al twee of meer maanden zijn blijven hangen. Dit maakt het eenvoudig om iedere maand te analyseren en beslissen of deze leads nog mogen blijven hangen of dat ze exit gaan. Zo kun je de sales funnel iedere maand opschonen.


Hieronder heb ik nog twee diagrammen toegevoegd, om het inzicht verder te vergroten. De eerste is een tabel met key metrics.



En in het tweede diagram zie je in een oogopslag hoe deze cijfers maand na maand zijn veranderd.


Wat je in dit voorbeeld snel kunt zien, is dat dit denkbeeldige bedrijf goed in staat is nieuwe leads aan de sales funnel toe te voegen. Dit is van groot belang om op lange termijn nieuwe omzet te generen.


Daarnaast valt op dat zowel het percentage leads dat naar een volgende fase gaat als het aantal deals dat blijft hangen toeneemt. Dit kan duiden op een overload aan werk voor de salesafdeling, die het relatief grote aantal nieuwe leads niet kan verwerken.


Verder neemt het percentage exit af, maar ook het percentage dat klant wordt. Ook dit duidt erop dat het salesproces lijkt te stokken. Actie is dus gewenst om het salesproces efficiënter te maken of het salesteam uit te breiden.


Zo zie je dat je met het Sankey diragram en enkele ondersteunende info in staat bent om wel direct te zien hoe het salesproces ervoor staat en om snel in te grijpen als dit proces niet goed loopt.


Ik ben benieuwd hoe jij de sales funnel van je bedrijf analyseert en of je iedere maand met dezelfde vragen blijft zitten als ik. En of je denkt dat wat hierboven staat je kan helpen met het verkrijgen het inzicht in het salesproces van je bedrijf.


Heb je nog vragen of wil je hulp bij het maken van een sales dashboard in Power BI. Bel of mail me!


Schrijf je hier in als je als eerste op de hoogte wilt zijn wanneer een nieuw blog is gepubliceerd.


frank.custers@2acc3l.nl | +31627082988

29 keer bekeken

©2020 by 2ACC3L, Rotterdam, the Netherlands

  • Black Twitter Icon